年の終わりにやってくる忘年会シーズン、

職場や友達など、一年間の労をねぎらって宴会をするところは多いと思います。

幹事になったという方は会場の用意や費用の徴収のほかに

忘年会開催の旨を伝える「案内状」を作らなければいけませんよね。

同じ部署、各部署、もしくはビジネスパートナーへ日時や場所をお知らせするために

最近では“メール”で伝えることも増えてきました。

新入社員の方や始めて幹事を務める方はこの「案内メール」の書き方がわからない、

文章のポイント、例文が知りたい、という方もいることでしょう。

そこで今回は忘年会の案内メールの書き方のポイント、

送り先別の例文をまとめてみたので是非参考にしていてください！

忘年会の案内メールを書くときのポイント！

基本的に件名や宛名、文の配置などは普段使っているビジネスメールと同じです。

今回は忘年会の案内メールですので、

ビジネスメールの基本については割愛させていただきます。

さて、忘年会の案内に大事なのは以下の4つ。

書く順番は上記の順で大丈夫です。

忘年会を行う旨や日時はもちろんですが、

ぜひ参加して欲しいというお願いの気持ちを忘れずに書いておきましょう。

そして一番大事なのが

出欠の有無を確認するための連絡先、連絡の締切日を記載すること！

これがないと参加者が何人いるのかわかりませんし、

予約先のお店に何人分の席を用意して欲しいか伝えることができません。

また、送り先から気になることがあっても

質問できる相手が誰なのがわからないのは不便です。

では、このポイントを抑えて送り先別の例文をご紹介します。

忘年会の案内メール＜社内向けの例文＞

忘年会の案内メール＜社外向けの例文＞

さらに加えるなら…

忘年会にてなにか企画（ビンゴやボーリングなど）があるなら

その内容も記載しておくといいでしょう。

例えば、

当日は豪華商品の当たるビンゴ大会も用意しておりますのでふるってご参加ください。

といった感じです。

また、会場のHPアドレスを記載してお店の雰囲気を伝えやすくしたり、

宴会コースのイメージを持ちやすくすると参加するほうも

具体的にどんな忘年会になりそうなのか、わかりやすいのでいれてみましょう。

最後に

いかがでしたか？

文章には敬語や丁寧語をしっかり使うのはもちろんですが、

長々とせず、出来るだけ簡潔にするのも忘れないようにしましょう。

もし、文面に不安があるなら上司の方や幹事経験者の方に相談しておくといいですよ！